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Word 2003: Die Autotext-Funktion verwenden

Es gibt Elemente in Textdokumenten, die immer wieder vorkommen, wie z.B. die Angabe des Absenders, die Anrede oder die Grußformel. Man kann solche wiederkehrende Elemente in einer Datenbank speichern und mithilfe einer Tastenkombination in ein aktuelles Dokument einfügen.

Alle Elemente, die man in Word markieren kann, können auch über die Autotext-Funktion eingefügt werden, also auch Listen, Grafiken oder Tabellen.

Im folgenden Beispiel möchten wir eine Grußformel in unsere Datenbank aufnehmen:

Ein Beispieltext mit einer Grußformel

Wir markieren die Grußformel und öffnen das Autotext-Menü über "Einfügen" -> "AutoText" -> "AutoText".

Im Autotext-Menü vergeben wir für den Autotext einen individuellen Namen, hier als "meinGruß" bezeichnet.

Um nun in einem Dokument die Grußformel einzufügen, ist es nur notwendig, dass wir den Namen "meinGruß" eingeben und anschließend die F3-Taste drücken.

In vielen Fällen reicht es auch aus, dass man nur den ersten Teil des Namens eingibt, z.B. "mei" und schon jetzt die F3-Taste drückt. In diesem Fall muss aber darauf geachtet werden, dass es keine Namen gibt, die mit derselben Zeichenkette beginnen.

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